На этом сайте мы используем cookie-файлы. Вы можете прочитать о cookie-файлах или изменить настройки браузера. Продолжая пользоваться сайтом без изменения настроек, вы даете согласие на использование ваших cookie-файлов. Все собранные при помощи cookie-файлов данные будут храниться на территории РФ.
Наверх
vorle.ru
18+

Три вопроса о совещании

Новости компаний

Эффективные совещания помогают принимать лучшие решения, а решения производят жизненную силу компании. Однако если совещаний много, то это скорее вредит бизнесу. Как найти необходимый баланс и сделать встречи более эффективными?

Три вопроса о совещании

Многие руководители не считают совещания эффективным инструментом, - утверждают эксперты консалтинговой компании McKinsey. Некоторые из них откровенно удивляются, как можно посвящать столько времени (в среднем - 6-7 часов в день) деятельности, не обеспечивает результата. В одном исследовании McKinsey было выяснено, что 61% руководителей считают: по крайней мере половина времени, затраченного на принятие решений (преимущественно в формате совещаний), была неэффективной. И лишь 37% респондентов могут назвать решение своих организаций качественными и своевременными.

Специалисты McKinsey предлагают управленцам такое упражнение: посмотреть на каждую встречу, которая запланирована на текущий день в календаре, и поставить себе три вопроса.

1. Нужно ли вообще встречаться? Особое внимание надо уделить повторяющимся совещаниям, ведь именно они чаще всего превращаются из эффективного инструмента принятия решений в непроизводительные часы. Например, одна компания из сферы здравоохранения проводила регулярные заседания "комитета по росту", где должны приниматься решения о стратегическом партнерстве, новых приобретений и направлений бизнеса и тому подобном. Однако на практике это происходило редко - вместо эти решения принимались на других совещаниях, в которых принимали участие несколько членов этого комитета, а также генеральный директор. А комитет по росту только тратил время на обсуждение различных вопросов.

Целесообразность проведения совещания - это далеко не всегда о тайм-менеджмент. Чаще - о полномочиях принимать решения и культурные ожидания (скажем, в компании совещание считают главным средством для принятия решений). И именно это следует принимать во внимание, нажимая кнопку "Посещу" в очередном приглашении на встречу.

2. Зачем нужна эта встреча? Как правило, мы ассоциируем цель совещания с ее темой и нечасто задумываемся, организуем ее для обмена информацией, обсуждения или принятия решения - и где границы между этими форматами, как они должны сочетаться в конкретной встречи. Если цель нечеткая, совещание с большой вероятностью станет пустой тратой времени.
Например, в одной компании проводились ежемесячные встречи, на которых должны были приниматься решение относительно того, развивать, или "убивать" продукты, которые находились посередине цикла разработки. Однако чаще всего такие совещания состояли из многочасовых обсуждений а решений принималось мало. Отчасти это было связано со сложностью темы, частично - с тем, что в команде были конфликты интересов (кто-то мог защищать тот или иной продукт).

Чтобы исправить ситуацию, компания привлекла специального менеджера, который координировал распространения материалов к совещанию, и тем самым минимизировал информационную часть встреч. Кроме того, во время совещания он следил за соблюдением границы между дискуссиями и принятием решений. После встречи он координировал работу различных комитетов, чтобы решение воплощались. Это значительно увеличило качество решений в этой организации.

 

3. Какова роль каждого участника? Важно понимать не только цель совещания и перечень тех, кто должен присутствовать - но и какими будут их роли, и как они будут влиять на результат. Скажем, если людям не хватает полномочий для внедрения решения - это эффективность совещания следовать к нулю.

Эксперты McKinsey предлагают классифицировать роли следующим образом: "те, кто принимает решения" (имеют право голоса и ответственность), "советники" (предоставляют информацию, задают контекст, влияют на решения), "те, кто рекомендует" (проводят анализ, исследуют альтернативы определяют за и против и предлагают - что можно сделать), "партнеры по выполнению" (преимущественно участвуют в воплощении решения).

 

Есть еще одна роль - "турист". Эти люди не должны участвовать в совещаниях, однако они часто на них присутствуют. Задача руководителя - определить их и стараться держать их количество под контролем. А когда они все же приходят, понимать - зачем.

 

Приведенные вопросы позволяют выявить "роковые недостатки" встреч, которые могут превратить совещание на зря потраченное время.

Хотите читать наши новости раньше всех?

Новости из приоритетных источников показываются на сайте Яндекс.Новостей выше других

Добавить
Печать

Комментарии ()

Чтобы оставить комментарий,
необходимо войти в систему
или зарегистрироваться

Последние новости

Спецпредложения компаний

Яндекс.Директ (18+)